La SCO a le souci de protéger la vie privée de ses membres et des personnes qui font appel à ses services. La présente politique de confidentialité décrit les principes et méthodes de la SCO visant la collecte de renseignements personnels, leur utilisation et leur communication. La SCO recueille, utilise et communique de tels renseignements seulement avec le consentement de la personne visée, à moins que la loi ne permette ou n’exige autrement. La collection, utilisation et communication de renseignements personnels par la SCO respectera la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) et sera régie par la version en vigueur de la présente politique.

Les renseignements personnels s’entendent de toute information qui peut servir à identifier une personne ou à la joindre.

La présente politique s’applique à tous les renseignements personnels des membres et des membres éventuels ainsi que des personnes ayant manifesté de l’intérêt envers la SCO ou ayant participé à un événement parrainé ou organisé par la SCO. D’habitude, les renseignements personnels que la SCO recueille et utilise comprennent le nom de la personne, son adresse, son numéro de téléphone, son adresse électronique, ses coordonnées bancaires et sa carte de crédit (numéro de la carte, type, date d’expiration). La SCO demande aussi à ses membres des renseignements pertinents pour leur adhésion, tels que leur surspécialité, leur certification, la faculté de médecine qu’ils ont fréquentée, leurs principaux champs d’intérêt et leur volonté d’assumer des fonctions au sein de la SCO.

La SCO a la responsabilité d’assurer la confidentialité de tous les renseignements personnels en sa possession, y compris les renseignements qu’elle achemine vers une tierce partie pour être traités. La chef de la direction de la SCO a été nommée agente de protection de la vie privée de la SCO. Elle peut déléguer la responsabilité quotidienne d’assurer le respect de la présente politique à d’autres membres du personnel, mais la protection des renseignements personnels lui incombe toujours.

On peut joindre l’agente de protection de la vie privée au 2733, rue Lancaster, bureau 110, Ottawa (Ontario) K1B 0A9, 613-729-6779, poste 225.

La SCO est également responsable de l’information qu’elle envoie à ses fournisseurs de services. Elle exige d’eux qu’ils se servent de cette information uniquement aux fins pour lesquelles celles-ci leur a été envoyée et qu’ils en assurent la confidentialité conformément à la LCAP, aux lois pertinentes et à la présente politique.

Les renseignements personnels recueillis par la SCO sont conversés et traités à Ottawa, Canada.

Renseignements sur les membres : La SCO recueille et utilise des renseignements sur ses membres et sur les candidats à l’adhésion aux fins suivantes :

• traiter une demande d’adhésion ou de renouvellement d’adhésion
• recueillir et traiter les droits d’adhésion
• tenir les membres au courant des activités de la SCO et leur faire parvenir le Journal canadien d’ophtalmologie
• informer les membres des activités qu’organisent d’autres organismes sur des sujets qui s’inscrivent dans les visées de la SCO
• répondre aux questions et aux communications des membres
• informer les membres des réunions, congrès, ateliers et séminaires qui sont organisés par des organismes réputés et qui pourraient les intéresser
• analyser les données démographiques des membres à des fins de planification
• communiquer avec les membres pour sonder leurs opinions; l’information recueillie contribuera à orienter la SCO

To streamline the membership application and renewal process for members of provincial associations or subspecialty societies affiliated with the COS, the COS collects membership dues on behalf of these organizations (for example the Canadian Retina Society and the Atlantic Provinces Ophthalmological Society). The COS then passes on the dues and the member’s contact information to the other organization. Once information has been passed to the other organization, it is no longer in the control of COS and becomes subject to the privacy practices and procedures of the recipient organization.

For the convenience of members, the COS prepares and makes available a directory of members. The online membership directory is available to members only and can be accessed in the members only section on the COS website. A member may request not to have their name included in the directory. Other than as outlined here, and as permitted or required by law, the COS does not disclose personal information unless it has obtained the individual’s consent.

The COS uses personal information only with the consent of the individual, except as otherwise permitted or required by law. When an individual submits a membership application or membership renewal, or registers for an event, the individual will be given an opportunity to opt out of receiving further information from the COS or from any third parties. In addition, an individual may withdraw his or her consent to the use of personal information for any purpose at any time by contacting the COS at the address above. The COS will explain the consequences of withdrawing consent.

The COS provides information and some member services via its website. By using the website, users agree that information may be collected, used and disclosed in accordance with this Policy.

Links: The website contains links to other third party websites, such as those of COS Affiliates. These links are provided for the convenience of users. The COS has no responsibility or liability for, or control over, those websites or their collection, use and disclosure of an individual’s personal information.

The COS seeks to ensure that the personal information it uses is accurate and up to date. Please assist the office by advising staff of any inaccuracies so that appropriate corrections can be made.

The COS retains personal information as long as it is needed for the purpose for which it was collected and in order to meet legal and regulatory requirements.

The COS protects personal information against such risks as loss or theft, unauthorized access, disclosure, copying, modification and destruction by using appropriate security measures. Membership files are password-protected to ensure that personal information is kept confidential. COS employees with access to personal information are required to respect the confidentiality of that information pursuant to their employment agreement with COS. The COS implements methods of protecting personal information that include limiting access to the information, restricting access to offices where information is held and technological measures such as passwords.

An individual may request access to the information held about him or her at any time by contacting the Privacy Officer at 613.729.6779 extension 225. The COS will endeavour to respond to any such request as quickly as possible and, in any event, within the legally required time periods. Subject to certain exceptions and limitations prescribed by law, an individual will be given access to any personal information held by the COS. The COS will correct or amend personal information that is shown to be incomplete or inaccurate.

For further information about this Policy or the practices of the COS related to personal information, or to make a complaint, please contact the COS Privacy Officer at 613.729.6779 extension 225. The COS will investigate all complaints and take appropriate action as a result of such investigation.